Как провести переезд в новый офис?

Готовитесь сменить офис? Для начала определитесь, как вы будете переезжать – самостоятельно или при помощи мувинговой компании. В зависимости от вашего выбора готовьтесь к тем или иным тонкостям переезда. Каждый час простоя офиса – это убытки фирмы. Поэтому спланировать офисный переезд надо так, чтобы провести его быстро и качественно.

Правила офисного переезда

Офисный переезд в отличие от квартирного переезда имеет ряд особенностей, которые способны создать дополнительные трудности. Обычно переезд офиса подразумевает не только перевозку мебели, но и дорогостоящей техники, тяжелых сейфов и несгораемых шкафов и т.п. Кроме того, офисный переезд осложняется необходимостью перевозки различной документации.

Для подготовки к переезду офиса следует выполнить следующее:

1. Продумать и составить полный список людей, задействованных в работах, связанных с офисным переездом. Переезжаете вы самостоятельно или привлекаете мувинговую компанию – в любом случае необходимо назначить людей, ответственных за перевозку того или иного отдела, комнаты, видов техники. К примеру, совершенно естественно, если ваш системный администратор будет отвечать за упаковку и перевозку компьютеров и оргтехники, бухгалтер – за перевозку финансовой документации, секретарь – за перевозку документов и архива и т.д.

2. Каждая коробка с вещами сотрудников должна быть промаркирована. На ней должны быть указаны данные сотрудника, которому принадлежат вещи, а также номер или название кабинета.

3. Если вы не пользуетесь услугами мувинговой компании, не забудьте заранее закупить упаковочный материал – коробки, ящики, скотч, пленку, упаковочную бумагу. Снабдите ими сотрудников.

4. Документы и другие важные бумаги, диски, базы данных, архивы необходимо предварительно рассортировать и тщательно запаковать. Лучше упаковывать и перевозить подобные грузы отдельно.

5. Особое внимание уделите упаковке и перевозке хрупких и ценных вещей. Компьютеры упаковываются в коробки, при этом все составляющие каждого компьютера следует складывать вместе. Мониторы защищаются пленкой и листами картона. Отключение оргтехники, телефонов и компьютеров должны производить только специально подготовленные сотрудники.

6. Необходимо составить или хотя бы наметить примерный план расположения рабочих мест в новых помещениях,  расстановку мебели, оргтехники и рабочих мест. Также, если необходимо, надо заранее разработать схему электрической проводки, телефонных кабелей локальной сети и подключения к Интернету и т.д.

7. В случае если время позволяет, можно провести «плавный» переезд компании. Например, вы оборудуете на новом месте одну или две комнаты, где начинают работать, к примеру, по одному человеку из каждого отдела. А основной переезд компании происходит тогда, когда новый офис начал функционировать.

8. Не забудьте предупредить – лучше и устно и письменно – всех ваших клиентов и партнеров о новом адресе и телефонах. Оповестите об этом справочные издания и сайты, на которых есть информация о вашей фирме.

Возможные трудности при офисном переезде

К участию в переезде офиса можно привлечь ваших сотрудников – они и упакуют, и загрузят, и разгрузят. Но возникает два вопроса. Первый: кто будет отвечать за утраченные и испорченные вещи? Второй: целесообразно ли использовать квалифицированных людей на такой работе? Нужно подготовиться и к тому, что после погрузочно-разгрузочных работ некоторые ваши работники могут оказаться на больничном с приступом остеохондроза или с растяжениями. Так что воспользоваться услугами мувинговой компании зачастую проще и надежнее.

К тому же, скорее всего, в вашем офисе есть тяжелые объемные предметы. Для этого понадобится проведение такелажных работ. В понятие такелажных работ входит погрузка, разгрузка, перевозка и перенос любых нестандартных или тяжеловесных грузов, крупногабаритных предметов. Эти мероприятия состоят из нескольких этапов:

1. Расширение дверных и оконных проемов, размещение и привязка специальной оснастки к месту проведения такелажных работ, изготовление и установка временных помостов, площадок, защитных щитов и конструкций

2. Демонтаж и монтаж оборудования.

3. Спуск, подъем и перемещение.

4. Загрузка и выгрузка с использованием спецтехники (краны, манипуляторы, домкраты, тали и пр.).

Разумеется, своими силами здесь справиться невозможно, необходимо привлечь компанию, которая специализируется на такелажных работах. Практически все зарекомендовавшие себя на российском рынке мувинговые компании (см. список рекомендуемых в конце материала) предоставляют услуги по проведению такелажных работ.

Собственно, по многим причинам офисный переезд рекомендуется осуществлять при помощи мувинговой компании.

Во-первых, это сохранит массу рабочего времени. Специалисты организуют и проведут перевозку офиса в кратчайшие оговоренные сроки.

Во-вторых, компания-перевозчик несет материальную ответственность за доверенное ей имущество, а работают в них опытные сотрудники. Поэтому можно избежать поломки дорогостоящей техники, которую, к примеру, уронят при переноске два ваших сотрудника, не имеющие навыка перетаскивания тяжестей.

В-третьих, самостоятельный офисный переезд может нанести вред моральному климату в коллективе – сотрудники будут смотреть, кто работает больше, кто – меньше, кто-то кому-то батарею на ногу уронит. В общем, без конфликтов при переезде компании, как правило, не обходится.

Так что лучше всего обратиться в мувинговую компанию, заключить договор и спокойно переехать на новое место, сохранив дух и здоровье работников вашей фирмы в хорошем состоянии. При перевозке дорогостоящего оборудования имеет смысл застраховать переезд офиса, чтобы не болела голова о возможных убытках.

Цена переезда офиса

Примерная стоимость работ по переезду офиса сегодня такова:

• Грузчики на переезд – от 150 рублей за час работы (без проносов и поэтажной оплаты)
• Автомобиль «Газель» (1,5 тонны) – от 300 руб./час.
• Грузовой автомобиль (3 тонны) – от 400 руб./час.

Мувинговые компании предлагают следующий порядок цен:

• Разборщики – от 300 рублей за час работы.
• Упаковщики – от 300 рублей за час работы.

Если вы обратитесь в мувинговую компанию, то средний уровень цен при комплексном офисном переезде составит примерно 1500 рублей за 1 рабочее место. Алгоритм сотрудничества с мувинговой компанией, организующей для вас переезд офиса, таков:

1. Заявка на переезд офиса.
2. Определение объема и согласование работ.
3. Согласование цены переезда офиса.
4. Подготовка вещей к перевозке, в том числе упаковка, если она заказана.
5. Погрузка, перевозка, выгрузка.
6. Расстановка вещей в новом офисе, в том числе сборка мебели, если вы это заказали.
7. Уборка мусора после переезда офиса.
8. Подписание акта приемки работ по переезду компании.

Сравнить цены и услуги мувинговых компаний вы можете, подав онлайн-заявку на организацию переезда или перевозок.

ПОДОБРАТЬ НАИБОЛЕЕ ВЫГОДНЫЙ ВАРИАНТ ПЕРЕЕЗДА